Es lässt sich nicht leugnen, dass persönliche Treffen uns produktiver machen. Unabhängig davon, ob es sich um kleine Teamsitzungen oder große unternehmensweite Veranstaltungen handelt, Sitzungen bieten uns den Rahmen, den wir brauchen, um Informationen auszutauschen, Ideen zu diskutieren und Entscheidungen zu treffen. Ob man sie liebt oder hasst, Meetings sind dazu da, um zu bleiben. Tatsächlich sollen in der aktuellen Situation mit COVID-19 rund 10m2 pro Mitarbeiter an Fläche im Meetingraum reserviert werden, lässt das Merkblatt einer grossen Personalgewerkschaft in der Schweiz verlauten.
Aber auch ohne COVID-19 Herausforderungen mit zunehmender Globalisierung und mehr Mitarbeitern, die aus der Ferne arbeiten, kann es schwierig sein, eine Zeit (oder einen Ort) zu finden, wo sich alle treffen können. Und obwohl die Konferenzschaltung die Kluft bis zu einem gewissen Grad überbrückt hat, gibt es Zeiten, in denen man sich von Angesicht zu Angesicht treffen muss. In diesen Fällen kann eine Meeting-Plattform, die Video-, Audio- und Webkonferenzen kombiniert, den Unterschied ausmachen.
Aber wie wählen Sie eine Konferenzlösung für Ihre Organisation aus? Welche Funktionen sind am wichtigsten, und wie werden sie sich auf die Produktivität Ihres Teams auswirken? Diese Schritte helfen Ihnen, den Suchprozess zu starten.
Evaluieren Sie Ihre aktuelle Umgebung
Der erste Schritt bei der Entscheidung, welche Meeting-Plattform für Ihr Team die richtige ist, besteht darin herauszufinden, was sie ersetzen muss. Wollen Sie Telefonkonferenzen abschaffen? Ist die Bildschirmfreigabe ein Werkzeug, das Sie täglich über Ihr aktuelles Werkzeug nutzen? Wie sind Ihre Konferenzräume eingerichtet, und wird die Sitzungsplattform mit diesen Räumen arbeiten müssen? Eine Evaluierung Ihrer derzeitigen Umgebung wird zeigen, was Sie berücksichtigen müssen, wenn Sie nach einem Ersatz (oder einer Ergänzung) für Ihre derzeitige Sitzungsdurchführung suchen.
Geschäftsbedürfnisse ermitteln
Nachdem Sie Ihre aktuelle Umgebung evaluiert haben, sollten Sie als nächstes überlegen, was dieses neue Tool für Ihre Organisation leisten soll. Ist es für kleine Teamsitzungen zwischen Mitarbeitern gedacht? Wird es für größere externe Besprechungen mit Partnern, Lieferanten oder Kunden verwendet werden? Werden Sie es für größere Besprechungen im "Board" oder für Besprechungen mit allen Beteiligten verwenden? Wie viele Personen müssen auf einmal teilnehmen - drei- oder dreihundert? Wenn Sie festlegen, wie Sie die Plattform für Besprechungen nutzen möchten, können Sie die Tools, die Ihren Anforderungen nicht gerecht werden, eliminieren.
Die Informationssicherheit und Integrationsfähigkeit nicht ausser acht lassen
Als Bsp. die Verwaltung externer Teilnehmer. Der Gastzugriff wird oft als Grund zur Besorgnis angeführt, wenn mit die Lösung auch mit externen Teilnehmern eingesetzt wird, weil der Zugriff auf die Sitzungsdaten (Login Infromationen) unsicher ist. Der externe Zugriff beschränkt den Zugriff externer Teilnehmer, so dass diese nur die während der Besprechung freigegebenen Inhalte sehen können. Oft würden Benutzer von stärkeren Aufklärungsbemühungen und eben Schulung profitieren, damit die Sitzungsleiter die richtige Wahl treffen können. Die Möglichkeit, starke Kennwörter zum Schutz eines Meetings zu verwenden oder ein Meeting zu sperren. Das Sperren des Chats oder auch nur für die Interaktionen des Gastgebers - es wird schnell komplex!
Gibt es andere Schnittstellen und müssen zusätzliche Produkte integriert oder angebunden werden wie z. B. die Whiteboard-Anwendungen, OneNote oder andere Kollaborationstools für die Erstellung von Diagrammen, Anmerkungen und die gemeinsame visuelle Zusammenarbeit in Besprechungen?
Nutzen Sie kostenlose Testversionen
Indem Sie Ihre aktuelle Umgebung evaluieren, um zu bestimmen, was Sie nicht wollen, und dann Ihre Geschäftsbedürfnisse skizzieren, um zu bestimmen, was Sie wollen, sind Sie in der perfekten Position, um die Lösung zu finden, die Ihren Bedürfnissen entspricht. Als nächstes müssen Sie sie ausprobieren! Der beste Weg, um herauszufinden, welche Plattform für Ihr Team am besten geeignet ist, ist eine praktische Evaluierung. Laden Sie die Anwendungen herunter, versenden Sie Einladungen zu Sitzungen, sehen Sie, wie gut das Video über eine schlechte Verbindung funktioniert und wie gut der Ton in einer lauten Umgebung funktioniert. Diese Evaluierung wird Ihnen helfen zu erkennen, welche Funktionen am wichtigsten sind und welche Sie (und Ihr Team) produktiver machen.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie die richtige Sitzungslösung für Ihre Organisation auswählen können? Möchten Sie ein Onlinemeeting:-) mit mir abhalten um zu erfahren, wie geschäftliche und technische Anforderungen am besten ermittelt werden können. Ich helfen Ihnen auch bei der Bestimmung der Online-Sitzungslösungen, die auf Ihre Anwendungsfälle abgestimmt sind, und erörter die Schlüsselfragen, die bei der Bewertung von Online-Meeting-Plattformen zu stellen sind. René Reinli
Die Marktführer
Cisco (Webex)
Microsoft (Teams)
Zoom
Dann die interessante «zweite Reihe» Anbieter
Google
LogMeIn
Huawei
Die Innovatoren
BlueJeans
Lifesize
Pexip
StarLeaf
Am Rand aber auch zu beachten
Adobe
Avaya
Kaltura
Quanshi
TrueConf
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