ERP-Projekte sind sehr komplex. Neue Software zu implementieren ist nicht so schwierig, aber der Übergang von der alten Arbeitsweise zur neuen kann durchaus einige Herausforderungen mit sich bringen. «Resilient» sein, also gut mit dem Unerwarteten umgehen, lautet die Devise. Wie kann Ihre Organisation resilient werden? Hier einige für Sie interessante Faktoren.
Generell finden wir es gut, wenn Flieger pünktlich anheben, weil wir dann genau wissen, wann wir wo ankommen werden. Zum einen hilft es uns, Termine zu planen. Wenn wir jedoch von einer unerwarteten Verspätung erfahren, leidet in der Regel unsere Stimmung. Die Reise wird länger dauern, wir müssen eventuell umsteigen, und wir müssen uns mit den Menschen in Verbindung setzen, die unsere pünktliche Ankunft erwarten. Der Umgang mit und die Reaktion auf diese unerwarteten Ereignisse können uns wirklich die Energie rauben.
Wir Menschen lieben es, wenn die Dinge vorhersehbar sind, denn so können wir Pläne machen und haben das Gefühl, die Kontrolle zu haben. Das gilt natürlich auch für große Projekte.
Projekte sind da sicherlich keine Ausnahme. Insbesondere ERP-Projekte können sehr kostspielig sein, und die Implementierung eines neuen ERP-Systems kann der Organisation selbst viel abverlangen. Daher können diese Projekte erhebliche Risiken mit sich bringen. Leider sind ERP-Projekte sehr komplex. Die Implementierung Software ist nicht so schwierig, aber der Übergang von der alten Arbeitsweise zur neuen kann durchaus einige Herausforderungen mit sich bringen. Hier spielen viele Faktoren eine Rolle, wie z. B. die Einstellung der Mitarbeiter, der Widerstand gegen Veränderungen, das Ausmaß, in dem die aktuellen Geschäftsprozesse mit den alten Systemen, der Technologie, der Kultur usw. verwoben sind. Weil dies den Implementierungsprozess enorm erschwert, wollen wir etwas Sicheres, etwas, an dem wir uns festhalten können.
Wir wollen den Zeitplan für das Erreichen unseres Ziels kennen. Wir tun dies, indem wir Pläne und Zeitpläne aufstellen, Experten einbeziehen und sicherstellen, dass sich die gesamte Organisation der Bedeutung der Umstellung bewusst ist.
Risiko unerwartete Probleme bei einem ERP-Einführungsprojekt
Leider sind ERP-Implementierungsprojekte so komplex, dass wir garantieren können, dass es immer unerwartete Entwicklungen geben wird, ohne Ausnahme. Diese Probleme können zu Problemen führen, aber sie können auch Chancen generieren. Wissenschaftliche Studien haben gezeigt, dass unabhängig davon, wie gut solche Prozesse geplant sind in der Regel auf Basis von Erfahrungswerten, wie gut die Experten sind und trotz der Einbindung der gesamten Organisation, unerwartete Entwicklungen auftreten werden. Zum Beispiel durch äußere Einflüsse, wie eine Fusion oder Übernahme. Ebenso kann es sein, dass Sie mehr Einsicht in die Möglichkeiten des neuen Systems entwickeln und lernen, wie Ihre Organisation das System optimal nutzen kann. All dies wird zu unerwarteten Entwicklungen führen. Unerwartet sind sie deshalb, weil die Organisation die genauen Folgen der Implementierung erst dann abschätzen kann, wenn das Projekt bereits angelaufen ist. Erst dann wird es möglich sein, sich mit den Details zu beschäftigen und Entscheidungen zu treffen.
Neue Anwendungen dank ERP
Unerwartete Entwicklungen sind sicher nicht immer ein Problem: Ein tieferer Einblick in die Möglichkeiten eines ERP-Systems erlaubt es beispielsweise, neue Vorteile und Anwendungen zu erkennen. Auch das kommt häufig vor. In diesem Fall generieren die Erkenntnisse aus dem Projekt neue Business Cases. Unabhängig davon, ob sich aus dem Projekt neue Probleme oder Chancen ergeben, stimmen aber die Pläne und Erwartungen, die im Vorfeld aufgestellt wurden, um einen reibungslosen Ablauf der Implementierung zu gewährleisten, nicht mehr. Man könnte es so sehen: Das Projekt läuft nicht mehr nach dem Zeitplan, was in der Regel ein sehr unangenehmes Ereignis ist. Wenn der Projektleiter ein guter Controller ist, wird er versuchen, die Probleme zu umgehen oder sogar zu verbergen, aber damit auch die neuen Chancen. Schließlich hängt ihr Erfolg davon ab, das Projekt pünktlich, innerhalb des Budgets und innerhalb der Spezifikation abzuliefern. In anderen Fällen wird die Organisation selbst an der ursprünglichen Planung und Spezifikation festhalten. Denn wenn in einer Organisation Ungewissheit aufkommt, ist es nur natürlich, dass man versucht, die Ungewissheit so schnell wie möglich zu beseitigen, indem man einen neuen Plan aufstellt, um einen neuen Zeitplan einzuhalten. Das bedeutet aber auch, dass die potenziellen Vorteile (neue Geschäftsmöglichkeiten) des Systems nicht genutzt werden können, und eine solide Problemlösung wird dadurch ebenfalls erschwert.
Reagieren Sie schnell und adäquat auf ERP-Implementierungen
Ich bin der Meinung, dass Unternehmen, die sich für die Einführung eines ERP-Systems entscheiden, eine wichtige Grundeigenschaft haben sollten: Sie müssen belastbar sein. Natürlich ist es wichtig, die Dinge richtig zu planen und vorausschauend zu handeln, aber die Fähigkeit, schnell und angemessen auf unerwartete Entwicklungen zu reagieren, ist noch wichtiger. Organisationen müssen eine resiliente Struktur und Haltung haben, um unerwartete Probleme zu lösen und, was vielleicht noch wichtiger ist, um unerwartete Chancen zu ergreifen. Das Festhalten an demselben Weg, weil man ihn ursprünglich so geplant hat, wird dem Endergebnis nicht zuträglich sein. Es ist sehr einfach zu sagen, dass Organisationen widerstandsfähig sein sollten, und jeder wird schnell zustimmen, dass dies in der Tat eine Schlüsseleigenschaft ist. Es bleibt jedoch die Frage: Wie wird man eigentlich resilient? Ein Patentrezept habe ich natürlich nicht parat, aber ich kann Ihnen auf jeden Fall weiterhelfen. Über jedes dieser Themen könnte man ganze Bände schreiben, aber das würde den Rahmen dieses Blogs etwas sprengen. Stattdessen habe ich eine kurze Übersicht über fünf Faktoren zusammengestellt, die Ihnen helfen, resilient zu werden:
1. Bereitschaft zur Veränderung
In jedem Fall muss jede Ebene/jede Einheit einer Organisation eine grundsätzliche Bereitschaft zur Veränderung haben und sich der Komplexität eines ERP-Einführungsprojekts bewusst sein. Dies kann durch eine gute Kommunikation über den Nutzen und die Notwendigkeit eines neuen ERP-Systems, aber auch über den damit verbundenen Aufwand und die Komplexität erreicht werden. Einfach nur ein paar Memos und Berichte zu verteilen und ein paar Präsentationen zu halten, wird nicht ausreichen: Das wird Ihnen nicht helfen, die Einstellung zu ändern (wenn es nur so einfach wäre). Vor allem die Informationskanäle sind entscheidend, um Einstellungen innerhalb einer Organisation zu verändern und wichtige Informationen bereitzustellen. Wesentlich effektiver ist es, negative Erwartungen persönlich zu managen und z.B. bei Gesprächen im Pausenraum Erklärungen zu geben.
Hinweis: Informell bedeutet nicht beiläufig. Informelle Kommunikation kann sehr bewusst eingesetzt werden, und gute Manager und Projektleiter werden sie intensiv nutzen. Wie einer meiner Kollegen kürzlich bemerkte: Entscheidungen werden zwar in Meetings ratifiziert, aber sie werden informell getroffen, bevor das Meeting überhaupt stattfindet.
2. Entrepeneurship innerhalb der Organisation
Darüber hinaus sollte internes Unternehmertum in einer Organisation gefördert und wertgeschätzt werden. Dies ist genau die Einstellung, die es der Organisation ermöglicht, schnell und effektiv auf Probleme und Chancen zu reagieren. Sie können das Unternehmertum fördern, indem Sie z. B. Mitarbeiter für das Ergreifen von Initiativen und das Teilen guter Ideen belohnen, aber es ist ebenso wichtig, dass Sie diejenigen mit Initiativen, die nicht ganz so funktionieren wie beabsichtigt, nicht sofort züchtigen. Menschen müssen Fehler machen dürfen und dürfen keine Angst davor haben, sie zu machen.
3. Gespür für Dringlichkeit
Eine weitere wichtige Voraussetzung ist, dass jeder in der Organisation die Dringlichkeit zur Veränderung spüren muss. Ohne diesen Druck wird es schwierig sein, Dinge in Bewegung zu setzen. Es gibt einen positiven und einen negativen Weg, diese Dringlichkeit zu schüren, und obwohl der positive Ansatz angenehmer ist, kann es manchmal notwendig sein, den negativen Weg zu gehen. Obwohl Erziehungsexperten oft versuchen, uns davon zu überzeugen, dass Sie fantastische Kinder bekommen, wenn Sie nichts weiter tun, als gutes Verhalten zu belohnen, wissen Eltern, dass dies nur eine Illusion ist. In manchen Fällen ist Strafe (oder die Androhung von Strafe) das Einzige, was funktioniert. Das soll nicht heißen, dass Sie nicht lieber positives Verhalten belohnen sollten, da Sie natürlich eine Kultur der Angst in Ihrer Organisation vermeiden wollen.
4. Schaffen Sie Raum
Wenn Organisationen mit unerwarteten Entwicklungen konfrontiert werden, müssen sie den Raum haben, um damit umzugehen. Das bedeutet, dass Sie die Zeit und das Geld brauchen, um das Unerwartete sorgfältig zu erforschen und zu analysieren. Wenn unerwartete Entwicklungen Druck auf den Zeitplan und das Budget des Projekts ausüben, wird der Projektleiter versuchen, diese Entwicklungen so schnell wie möglich auszublenden, weil er einfach nicht die Zeit und den Raum hat. In einem ERP-Projekt muss eine Organisation die Zeit und den Raum haben, um Probleme, die im Projekt auftauchen, notfalls auch außerhalb des Projekts zu lösen. Selbst formale, hochstrukturierte Organisationen müssen diesen Raum haben. Im Laufe der Zeit können Organisationen durch das Erstellen von Prozeduren und Unternehmensregeln sehr effizient und effektiv werden: Auch hier gilt, dass wir es mögen, wenn die Züge pünktlich fahren. Allzu oft wird das Befolgen von Abläufen und Unternehmensregeln jedoch zu einer fast religiösen Pflicht. Organisationen müssen Freiräume schaffen und die Zügel lockern, um ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, neue Bereiche zu erkunden und Fehler zu machen, ohne negative Konsequenzen befürchten zu müssen.
5. Ist das externes Netzwerk in Ordnung
Keine Organisation ist eine Insel. Auch wenn Organisationen nicht gerne ihre schmutzige Wäsche waschen, kann es sinnvoll sein, dafür zu sorgen, dass Ihre Organisation mit anderen Organisationen verbunden ist, die vielleicht helfen oder Ideen beisteuern können. Beachten Sie, dass ich mich auf das externe Netzwerk beziehe: Die externen, persönlichen Kontakte jedes Einzelnen innerhalb einer Organisation sind von entscheidender Bedeutung, um auf unerwartete Entwicklungen reagieren zu können. Die Zusammenarbeit mit Externen oder die Nutzung ihrer Ideen und Lösungen kann Ihnen helfen, Probleme zu lösen und Chancen zu ergreifen. Generell gilt: Nabelschau hilft Ihnen nicht, mit unerwarteten Entwicklungen umzugehen.
6. ERP-Projekte betreffen die gesamte Organisation
Es ist wichtig, dass die Faktoren, die der Resilienz zugrunde liegen, mehr Menschen als nur dem oberen Management bekannt sind. ERP-Projekte betreffen die gesamte Organisation. Deshalb sollte sich jeder in der Organisation, von ganz oben bis ganz unten, der Bedeutung von Resilienz bewusst sein und versuchen, einen positiven Beitrag zu leisten. Eine revolutionäre Idee könnte es sein, ein groß angelegtes Programm aufzusetzen, das dazu beiträgt, Ihre gesamte Organisation widerstandsfähiger zu machen. Sie müssen kein bestimmtes Ziel oder Problem vor Augen haben: Es wird Ihrer Organisation einfach helfen, auf unerwartete Entwicklungen zu reagieren. Unerwartete Entwicklungen sind nicht nur auf ERP-Projekte beschränkt: Sie können das Training der Resilienz Ihrer Organisation mit dem Training Ihres Körpers vergleichen. Wenn Sie fit genug sind, können Sie Ihre Pläne leicht umstrukturieren und sich eine eigene Lösung ausdenken, wenn der Zugverkehr mal wieder zum Erliegen kommt. Sie könnten zu Fuß oder mit dem Fahrrad gehen oder sogar eine Rakete bauen, um neue Horizonte zu erkunden!
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