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AutorenbildRené Reinli

Digitale Assistenten sind ein Must-Have ERP-Feature!

Aufgepasst den jetzt wird’s ein Bisschen mehr wie nitty-gritty: Enterprise Digital Assistants (EDA’s) sind Must-Have-ERP-Feature für das Unternehmen "von Morgen im neuen normal"!


Digitale Assistenten sind seit 2011 auf der Bildfläche erschienen, als Siri auf dem iPhone 4S eingeführt wurde. Seitdem sind sie größtenteils für den privaten Gebrauch bestimmt. Neue unternehmensweite Modelle erweitern jedoch die Möglichkeiten dieser Assistenten.


Tatsächlich haben viele ERP-Anbieter in letzter Zeit digitale Assistenten für Unternehmen (Enterprise Digital Assistants, EDAs) als einen der vielen "Glocken und Pfeifen" ihrer Plattform beworben. Auch wenn es sich wie ein "Must-Have" anhört, ist es wichtig, zunächst zu verstehen, wie (und ob) es mit Ihren Unternehmenszielen übereinstimmt.

Der beste Ort, um damit zu beginnen, ist, die Vorteile von digitalen Assistenten für Unternehmen zu verstehen. Heute gebe ich Ihnen einen kurzen Leitfaden an die Hand, der diese Vorteile (und auch die Herausforderungen) umreißt, damit Sie die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen treffen können.


Was ist ein digitaler Unternehmensassistent?

In vielerlei Hinsicht ist ein EDA ähnlich wie jedes andere Smartphone oder jeder persönliche digitale Assistent. Er ist mobil, KI-gestützt und bietet Ihnen umfangreiche Rechen- und Informationsspeicherfunktionen. Letztendlich ist es ein dialogfähiger Agent, der sich mit anderen Systemen synchronisiert, um die Erledigung von Aufgaben und die Suche einfacher und effizienter zu gestalten.


Im Vergleich zu persönlichen digitalen Assistenten bieten EDAs jedoch eine breitere Konnektivität. Sie werden von Fachleuten bevorzugt, die ständig auf dem Laufenden bleiben müssen, was die Abläufe in ihrem Unternehmen betrifft. Von Lager- und Außendienstmitarbeitern bis hin zu C-Suite-Führungskräften und Ärzten im Gesundheitswesen gibt es viele Anwender, die dieses Maß an Funktionalität benötigen.


Dies ist nun auch ein Kampf gleich zwischen SAP, Oracle und Microsoft. Lesen sie hier zu Power Virtual Agents oder KI (Künstliche Intelligenz in ihrem Unternehmen gefällig!?) unten buchen sie einen Termin mit mir ...


Was sind die Vorteile von EDAs?

Digitale Assistenten für Unternehmen haben viele Vorteile für den modernen Arbeitsplatz zu bieten.


Zum einen können sie helfen, die Produktivität zu steigern und niedere Aufgaben zu automatisieren. Denken Sie nur an die Zeit, die für die Planung, Terminierung und Änderung von Meetings aufgewendet wird. Was ist mit der Beantragung von Urlaub oder der Genehmigung von Auszeiten? Und dann gibt es noch die mühsame und zeitraubende Herausforderung, in einer umfangreichen Datenbank nach Dateien zu suchen.


Durch die Kombination von KI, maschinellem Lernen und natürlicher Sprachverarbeitung (NLP) können EDAs jedem autorisierten Mitarbeiter Funktionen eines virtuellen Mitarbeiterassistenten (VEA) zur Verfügung stellen. Im Gegenzug können die Mitarbeiter die integrierten Funktionen nutzen, um ihre wichtigsten Aktivitäten zu optimieren, wie z. B: Planen von Meetings…

- Durchsuchen von Wissensportalen im Unternehmen

- Kommunikation mit verschiedenen Unternehmenssystemen

- Zuweisung von Aufgaben

- Verwalten und Freigeben einzelner Aufgaben

- Erstellen und Freigeben von Wissensbeständen

Einfach ausgedrückt: Ein digitaler Unternehmensassistent erleichtert den Mitarbeitern die Arbeit!


Aber was ist mit den Kunden? Nun, EDAs können auch deren Leben einfacher machen. In vielen Fällen können Sie die EDA-Technologie nutzen, um Chatbots einzusetzen, die das Kundenerlebnis verbessern.


Was sind die Herausforderungen?

Lassen Sie uns einen Blick auf einige der größten Herausforderungen werfen, die einen reibungslosen Übergang auf eine EDA-Plattform behindern könnten.


1. Mitarbeiter-Widerstand

Das Konzept des maschinellen Lernens und der KI-gesteuerten Chatbots kann am Arbeitsplatz für einige Aufregung sorgen. Vor allem die Befürchtung, dass diese Technologien menschliche Funktionen ersetzen und somit zum Verlust von Arbeitsplätzen führen könnten.


Obwohl die Automatisierung die Grundlage dieser Tools ist, sollte klargestellt werden, dass die Absicht nicht darin besteht, einen menschlichen Mitarbeiter gegen einen digitalen auszutauschen. Vielmehr sind diese Hilfsmittel dazu gedacht, die Plackerei von niederen Aufgaben zu erleichtern, die die Produktivität der Mitarbeiter zu verdrängen drohen.


Ja, EDAs können erhebliche Kosteneinsparungen bieten, aber die übergreifende Botschaft, auf die Sie sich bei Ihren organisatorischen Veränderungsbemühungen konzentrieren sollten, ist die Fähigkeit von EDAs, eine effizientere Arbeitsteilung zu ermöglichen.


2. Prozess-Integration

Die Einführung einer EDA in Ihrem Unternehmen ist technisch nicht übermäßig schwierig. Um jedoch einen echten Mehrwert zu liefern, muss sie sich nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse integrieren. Dies ist der Punkt, an dem die Dinge ein wenig herausfordernd werden können.


Ich empfehle, sich die Zeit zu nehmen, um realistische Anwendungsfälle zu entwickeln. Wo macht es Sinn, den Assistenten einzusetzen? Wie können Sie Ihre Geschäftsprozesse umstrukturieren und umgestalten, um diese Technologie optimal zu nutzen?


Indem Sie die Bereiche priorisieren, in denen der EDA den größten Einfluss haben kann, können Sie sicherstellen, dass der Einsatz eine solide Lösung ist. Vielleicht beginnen Sie lieber mit einem bestimmten Bereich, wie z. B. dem Kundenservice oder der Personalabteilung, und streben eine breitere Einführung an, sobald diese Vorteile realisiert wurden.

3. Die Wahl der richtigen EDA

Es gibt viele verschiedene Arten von EDAs. Einige sind eigenständig mit der Möglichkeit zur Integration in eine bestehende Plattform, andere sind in ERP-Systeme integriert.


Um die richtige EDA für Ihr Unternehmen zu finden, betrachten Sie sie wie einen neu eingestellten Mitarbeiter. Welche Aufgaben müssen erledigt werden? Benötigen Sie einen einfachen, regelbasierten Bot oder einen anspruchsvollen, der auf maschinellem Lernen basiert? Der Grad an Flexibilität, Vorhersagbarkeit und Reaktionsfähigkeit, den Ihr Team benötigt, wird sich von dem Ihrer Mitbewerber unterscheiden.


Sobald Sie den richtigen Bot ausgewählt haben, müssen Sie ihn so konfigurieren, dass er zu Ihren Prozessen passt. Den Assistenten einfach mit Daten zu beladen und zu erwarten, dass er Höchstleistungen erbringt, ist keine kluge Strategie. Ein effektiver Assistent arbeitet kontextabhängig und berücksichtigt seine Zielgruppe, daher sollte er auch in die Prozesse integriert werden, die Ihr Team täglich nutzt.


Wenn sich Ihre Prozesse ändern, muss der EDA entsprechend umgeschult und neu programmiert werden.


Ist ein Enterprise Digital Assistant das Richtige für Sie?

Um in der heutigen Welt relevant zu bleiben, auf Kundenbedürfnisse zu reagieren und wettbewerbsfähig zu sein, muss ein Unternehmen bereit sein, sich auf neue Technologien einzulassen.


Sie haben viele Möglichkeiten, die vor Ihnen liegen. Welche digitale Technologie werden Sie implementieren: einen Enterprise Digital Assistant, ein ERP-System, eine ERP-Lösung mit integriertem EDA oder eine Kombination aus anderen Unternehmenssystemen?


Wenn Sie mehr über die Softwareauswahl eines EDA's oder die ERP-Auswahl und ein entsprechndens Assessement erfahren möchten, kontaktieren Sie mich für eine kostenlose Beratung. René Reinli

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